GED au Sénégal : courrier, numérisation et archivage électronique
Un courrier qui arrive au bureau d'ordre doit être enregistré, transmis au bon service, traité et classé. SALAM PRESTIGE met en place une gestion électronique des documents qui suit chaque pièce de son arrivée à son archivage. Vous savez à tout moment où se trouve un dossier, qui l'a traité et comment le retrouver.
Pourquoi le courrier papier ralentit vos services
Dans beaucoup d'administrations et de sociétés nationales, le courrier passe encore par des registres tenus à la main. Le bureau d'ordre enregistre la lettre, la photocopie parfois, puis la remet dans un parapheur qui circule de bureau en bureau. Lorsqu'un usager ou un partenaire relance, il faut retrouver la page du registre, puis la personne qui détient le parapheur. Une réponse simple peut attendre plusieurs jours parce que personne ne sait où en est le dossier.
Les archives posent le même problème à une autre échelle. Les dossiers sont rangés dans les bureaux, dans des magasins en sous-sol ou sur un autre site, selon des règles qui varient d'une direction à l'autre. Les documents s'abîment avec l'humidité et la chaleur. Lors d'un audit, d'un contrôle ou d'une mission d'un bailleur, les équipes passent du temps à rassembler des pièces dispersées, et certaines restent introuvables.
Numériser ne suffit pas à régler la question. Un fichier scanné déposé dans un dossier partagé n'a ni date certaine, ni trace de qui l'a modifié, ni règle de conservation. En cas de litige, sa valeur de preuve est faible. Il faut donc organiser la circulation des documents et leur conservation, et pas seulement les transformer en images.
Notre approche de la GED et de l'archivage électronique
Nous partons de vos circuits réels, tels que les pratiquent votre bureau d'ordre et vos directions, puis nous les reproduisons dans la solution de GED retenue, complétée si besoin par des développements de notre équipe.
Courrier arrivée
Chaque courrier reçu est enregistré avec un numéro chronologique, la date de réception, l'expéditeur et l'objet. Le document numérisé est rattaché à la fiche. Le secrétariat l'oriente vers la direction concernée, qui reçoit une notification et une date limite de traitement. Le registre devient une liste consultable et filtrable, sans perte de l'historique.
Courrier départ et parapheur électronique
Les projets de réponse sont rédigés, relus puis soumis à la signature dans un parapheur électronique. Chaque visa est horodaté et nominatif. Le courrier signé reçoit son numéro de départ et reste lié au courrier d'origine. Vous voyez d'un coup d'œil les dossiers en attente chez chaque signataire.
Numérisation et OCR
Les documents papier sont numérisés au bureau d'ordre ou dans les services, puis traités par reconnaissance de caractères. Le texte devient consultable : une recherche sur un nom, une référence ou un montant retrouve le document. Nous définissons avec vous les règles de nommage et les métadonnées à saisir pour chaque type de pièce.
Plan de classement et droits d'accès
Avec un consultant archiviste de notre pool, nous construisons un plan de classement qui correspond à vos activités. Chaque espace documentaire a ses droits : un agent voit les pièces de son service, la direction générale voit ce qui lui est destiné. Les documents confidentiels restent réservés aux personnes habilitées.
Archivage électronique selon la norme NF Z 42-013
Pour les documents qui doivent conserver une valeur probante, nous mettons en place un archivage qui suit les exigences de la norme NF Z 42-013. Les fichiers sont versés dans un format pérenne, protégés par une empreinte qui permet de détecter toute altération, horodatés et associés à une durée de conservation. Un journal trace chaque versement, consultation et élimination. La certification éventuelle de votre système relève d'un organisme certificateur, et nous vous accompagnons dans la préparation.
Ce que vos équipes y gagnent
- Le bureau d'ordre enregistre une fois le courrier, et l'information suit le document jusqu'à son classement.
- La direction générale connaît à tout moment les courriers en attente et les services qui accusent du retard.
- Un document se retrouve par une simple recherche, même s'il a été reçu sur papier plusieurs années auparavant.
- Les pièces demandées lors d'un audit ou d'une mission de bailleur se rassemblent depuis un seul outil.
- Les documents à valeur probante sont conservés avec leur empreinte, leur date et leur historique, ce qui renforce leur force de preuve.
- Les agents d'un autre site consultent les dossiers sans attendre l'envoi de copies papier.
Une GED pensée pour les organisations sénégalaises
Les ministères, les agences, les sociétés nationales et les grandes entreprises privées du Sénégal reçoivent chaque jour un volume important de courrier papier. Le parapheur reste un outil central de la décision, et il n'est pas question de le supprimer d'un coup. Nous gardons vos usages, vos circuits de visa et votre vocabulaire. Le changement porte sur la traçabilité, pas sur la manière de décider.
Beaucoup d'organisations travaillent sur plusieurs sites, entre Dakar, les régions et parfois l'étranger, avec des connexions qui ne sont pas toujours rapides. Nous en tenons compte dès le cadrage : choix de l'hébergement, taille des fichiers numérisés, compression adaptée, consultation possible depuis un téléphone. L'outil doit rester utilisable dans un bureau régional comme au siège.
Les obligations de conservation des pièces comptables, administratives et contractuelles s'imposent à toutes les structures, et les partenaires techniques et financiers demandent de plus en plus de justificatifs. Une archive électronique bien tenue répond à ces demandes. Nous travaillons depuis 2016 à Dakar, avec un pôle de développeurs et experts techniques et des consultants en archivistique, selon une méthode en six étapes : cadrage, paramétrage, reprise des données, tests, formation et mise en production, suivis du support et de la maintenance.
Questions fréquentes
Faut-il numériser tout le stock d'archives papier dès le départ ?
Non. Nous commençons en général par le courrier entrant et sortant à partir d'une date donnée. Les archives anciennes sont numérisées par priorité, selon leur fréquence de consultation et leur durée de conservation. Ce choix se fait avec vous lors du cadrage.
SALAM PRESTIGE est-elle certifiée NF Z 42-013 ?
Nous mettons en place des outils qui suivent les exigences de la norme NF Z 42-013 et nous vous accompagnons dans votre démarche. La certification d'un système d'archivage est délivrée par un organisme certificateur indépendant. Nous vous aidons à préparer la documentation et les procédures qu'il examinera.
Le parapheur électronique remplace-t-il la signature manuscrite ?
Il remplace la circulation physique du parapheur et trace chaque visa avec son auteur et sa date. Pour les actes qui exigent une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée, nous adaptons le circuit à vos règles internes. L'objectif est de savoir où se trouve chaque dossier, quel que soit le mode de signature retenu.
Nos agents en région ont une connexion lente. L'outil restera-t-il utilisable ?
Nous dimensionnons les fichiers numérisés et l'hébergement en fonction de vos sites. La consultation d'une fiche de courrier demande peu de bande passante, et les documents lourds ne sont chargés qu'à l'ouverture. Nous testons les écrans depuis vos sites avant la mise en production.
Qui définit le plan de classement et les durées de conservation ?
Vous restez maître de vos règles. Notre consultant archiviste vous propose un plan de classement et un tableau de durées de conservation à partir de vos activités et de vos obligations. Vos services le valident, puis nous le paramétrons dans l'outil.
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